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Gestão e controle de estoque

Controle de Estoque

A utilização de estoques, seja ele de segurança ou de cobertura para atender a demanda média durante o Lead Time (tempo de ressuprimento) é muito importante porque possibilita manter o nível de atendimento ao cliente, aumentando a competitividade da empresa perante aos concorrentes.

Na gestão e controle de estoques, o inventário é a atividade em que os gestores realizam contagem, conferência e listagem dos produtos que são armazenados no estoque, para analisarem os resultados, fazendo a comparação com relação as quantidades informadas no sistema da empresa. O inventário é importante para se obter redução de desperdícios, evitar e identificar extravios, furtos ou controle de produtos obsoletos, ou seja, produtos ultrapassados.

Num ambiente com centenas de produtos estocados que necessite de um controle rígido, fazer a gestão e controle de estoque se torna algo complexo devido à diversidade de produtos. A curva ABC é uma excelente forma de classificação muito utilizada na gestão dos estoques, que usa o critério valor de uso anual (quantidade utilizada por ano x valor unitário). Alguns estudiosos dizem que, normalmente, 20% de uma linha de produtos (em números de itens) é responsável por 80% das vendas realizadas (em valor). Isso constatamos em nosso dia-a-dia em várias empresas.

Como apoio a análise mais apurada da classificação ABC e Inventário, o software de gestão ERP assume uma importância imprescindível no cotidiano dos gestores de compras. Sem informação, o gerente não sabe o que os clientes querem, quanto estoque está armazenado e qual o momento de produzir ou embarcar mais produtos. Resumindo, sem informação, o gerente toma suas decisões no escuro.

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Controle de estoque

A gestão e controle de estoques é um fator preponderante para o sucesso ou fracasso de uma empresa. Ter profissionais capacitados e sistemas ERP que auxiliem no controle de estoques é um fator relevante para o sucesso organizacional.

No Japão, iniciou o desenvolvimento do conceito Just in Time (produção no momento certo), que prontamente foi englobado como uma ferramenta de gestão de estoques. Atualmente o conceito do Just In Time tem sido o conceito chave para as empresas fazerem o planejamento das necessidades de materiais (MRP), estendendo-se para o planejamento da necessidade de distribuição dos materiais.

Just in Time

O surgimento da ideia do Just In Time originou-se no Japão em meados de 1970, tendo a Toyota Motor Company como a precursora desta filosofia. Infelizmente, o conceito do Just In Time é quase impossível de se obter eficácia, pois as empresas compradoras possuem uma dependência quase que exclusivamente do fornecedor, e o mesmo terá momentos que não obedecerá aos prazos acordados na negociação, acarretando divergências em um possível planejamento estabelecido pela empresa compradora. No entanto, é possível aproximar bastante dessa lógica utilizando-se de informações como tempo de reposição médio para tomar decisões de compra.

Cadastro de Materiais – Identificação dos materiais

O processo de identificação e descrição dos materiais consiste em se determinar a identidade dos itens, ou seja, reconhecer suas características próprias e exclusivas, uniformizando sua descrição e suas unidades de medição, saneando assim duplicidades, redundâncias e falhas de comunicação.

Ante a necessidade de gerenciar um grande número de SKUs, foram desenvolvidas várias ferramentas para recuperar de modo rápido e simples as informações de um SKU em especial, ou informações sumarizadas de grupos de SKUs.

Classificação de materiais

Classificar materiais tem sua importância quando há uma necessidade de administrar um grande mix de materiais. Tomar decisões em ambientes onde o número de SKUs passa de milhares se torna algo com um alto grau de dificuldade sem a implementação do PDM.

O processo de classificação é uma necessidade quando temos que administrar um grande universo de materiais. Conceber esta estrutura implica em criar uma hierarquia organizacional para o universo dos itens, como um plano de contas contábil ou uma árvore de diretório de um sistema operacional.

É importante no cadastramento de materiais separar os produtos por grupos definindo critérios de importância para a categorização dos itens. Já os subgrupos serão alocados dentro dos grupos, e categorizam os itens dentro de cada grupo conforme o critério da similaridade.

Posteriormente a classificação dos materiais em grupos e subgrupos significativos para a organização, deve-se pensar na maneira de descrever esses materiais por meio de uma nomenclatura que possa ser compreensível a todos na cadeia de suprimentos.

Curva ABC

Ter um planejamento para todas atividades de controle de estoque é fundamental para a redução dos custos operacionais da empresa.

A curva ABC transformou-se em uma importante ferramenta de classificação de importância dos produtos que são vendidos, por isso seu uso vem sendo praticado desde a criação do seu conceito.

O conceito de curva ABC deriva da observação dos perfis de produtos em muitas empresas – que a maior parte das vendas é gerada por relativamente poucos produtos da linha comercializada – e do princípio conhecido como curva de Pareto. Ou seja, 80% das vendas provêm de 20% dos itens da linha de produto. Evidentemente, esta proporção 80-20 não é exata para toda empresa, mas a desproporção entre valor de vendas e o número de vendas é geralmente verdadeira.

Os gestores de estoque irão utilizar este princípio para classificar os diversos materiais estocados de acordo com sua importância monetária. Portanto, os gestores irão dar maior importância aqueles produtos com maior movimentação, sendo os mais significativos para a gestão de estoques.

Avaliação dos estoques

Método PEPS

Avaliar os materiais por este método implica em uma ordem de fácil compreensão para as pessoas que fazem parte do processo de controle de estoque.

A utilização do método PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) é importante para as empresas que trabalham com produtos que possuem um período de validade, um ciclo de vida. Porém é um método também utilizado pela contabilidade para avaliar os valores em ativos estocados.

Método UEPS

A utilização do método UEPS (último a entrar, primeiro a sair) consiste em avaliar o saldo dos estoques mediante as últimas compras de material.

É o método mais adequado em períodos inflacionários, pois uniformiza o preço dos produtos em estoque para venda no mercado consumidor. Baseia–se teoricamente na premissa de que o estoque de reserva é o equivalente ao ativo fixo. O emprego deste método pela administração de material por certo período de tempo tende a estabilizar o estoque, enquanto é avaliada a utilização corrente do mesmo, também em função dos preços, a fim de que seja refletido os valores e custos do mercado.

Método do custo médio

O custo médio tem por base avaliativa de preços todas as retiradas de materiais, sendo o método de avaliação de estoque com o uso mais frequente nas organizações. Pois, possibilita ter um preço médio do total de material estocado.

Inventário físico

Conhecer os tipos de inventários existentes é o primeiro passo para se atingir a eficácia almejada no controle do estoque. Existem diversos tipos de inventários, cada um para um tipo de exigência e objetivos a serem alcançados. De tempos em tempos as empresas devem executar uma contagem física dos itens estocados a fim de obter dados sobre as discrepâncias da quantidade física e a quantidade do sistema de informação, apurar o valor total do estoque, ter dados confiáveis no sistema para que compradores ou pessoas interessadas possam tomar a melhor decisão de compras, etc.

Uma empresa organizada tem uma estrutura de administração de materiais com políticas e procedimentos claramente definidos. Assim sendo, uma das suas funções é a precisão nos registros de estoques; então, toda a movimentação do estoque deve ser registrada pelos documentos adequados.

Inventário geral

O inventário geral é um processo de contagem física que abrangem todos os itens estocados, sendo geralmente, programado em um período próximo ao fechamento contábil ou em ocasiões extraordinárias.

Efetuados ao final do exercício, abrangem todos os itens de estoque de uma só vez. São operações de duração relativamente prolongada, que, por incluir quantidade elevada de itens, impossibilitam as conciliações, análise das causas de divergências e ajustes na profundidade.

Inventário rotativo

O inventário rotativo ou cíclico visa a distribuir as contagens ao longo do ano, com cada contagem sendo concentrada em menor quantidade de itens, reduz a duração unitária da operação e dá melhores condições de análise das causas que precisam ser ajustadas, visando o melhor controle.

Inventário gratuito

O inventário gratuito é utilizado quando no processo de controle de estoques identifica-se uma ociosidade da mão de obra e aproveita-se o ensejo para contagem física dos itens.

Preparação e planejamento do Inventário

Um bom planejamento e preparação para inventário é imprescindível para a obtenção de bons resultados no controle de estoque, e algumas providências podem ser tomadas de forma prévia à essa contagem:

  • Todos os materiais devem estar corretamente identificados e bem armazenados, em um ambiente limpo e organizado;
  • Identificar e providenciar todos os recursos necessários (pessoas, equipamentos de armazenagem, movimentação, controle, processamento e suprimento);
  • Elaborar um organograma para o inventário (quem é quem) definindo as funções no processo;
  • Elaborar um cronograma do processo, dimensionando recursos e duração das atividades; • Definir previamente os critérios de tolerâncias e recontagens com os auditores;
  • Providenciar que os terminais estejam bloqueados para consultas durante o processo de inventário;
  • Comunicar todos os envolvidos, internos e externos, sobre período de interrupção do atendimento e medidas contingenciais em casos de urgência;
  • Definir como será provida a alimentação e o transporte dos colaboradores nos horários extraordinários;
  • Providenciar as fichas de contagens (inclusive fichas adicionais) e definir como serão distribuídas;
  • Procurar antecipar algumas contagens, unitizando e lacrando estes itens;
  • Treinar todos os envolvidos: como preencher as fichas e escrever números de forma legível, o que observar, unidades e o que cabe a cada um fazer. Assegurar que digitadores saibam como lançar corretamente as quantidades apuradas;
  • Elaborar relação de vistos dos contadores.

Layout

O layout é um componente fundamental na logística interna da empresa, pois facilita para o profissional de logística ganhar tempo na operação de cargas e descargas, bem como, promover uma boa movimentação interna dos materiais.

Definido de maneira simples como sendo o arranjo de homens, máquinas e materiais, o layout é a integração do fluxo típico de materiais, da operação dos equipamentos de movimentação, combinados com as características que conferem maior produtividade ao elemento humano; isto para que a armazenagem de determinado produto se processe dentro do padrão máximo de economia e rendimento.

Ter um espaço que possa atender a demanda dos produtos requer planejamento. Deve ser planejado pensando na conservação, limitação e ser acessível. Ou seja, o intuito é promover uma gestão de estoques eficaz e otimizar o tempo de operação dos funcionários da empresa.

Muitas firmas estão evitando ou minimizando a necessidade de armazenamento pela aplicação do conceito Just in time”, pois devido às variações do tamanho de embalagem, produto ou até mesmo a necessidade da compra de um maior volume de produtos, haverá alterações no layout de estocagem.

Considerações finais

Para que as empresas tenham eficácia em seus controles de estoques, maximizando o lucro e diminuindo o desperdício, é necessário o uso das técnicas e ferramentas administrativas necessárias. Dentro deste contexto teórico, a curva ABC, PDM, UEPS, inventário rotativo e o uso correto do software de gestão, serão as ferramentas básicas que, irão de fato, solucionar os problemas de controle de estoque, isso se as empresas souberem aplicar a teoria aliado a prática.

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