Uma das tarefas mais importantes na gestão de uma empresa comercial é o controle de entrega de forma adequada das vendas realizadas, tanto para gerar uma boa impressão do cliente que receberá os produtos comprados no prazo, quanto para a própria empresa, que garantirá menor risco de perdas de prazos.
Melhores práticas de controle
Considerando que a empresa trabalhe com pedidos de venda faturados e tenha que entregá-los aos clientes utilizando frota própria, distribuindo em rotas para que os entregadores realizem as entregas de forma mais rápida e eficiente, o uso de um software ERP para auxiliar na gestão desse processo é imprescindível.
Acontece que para que isso funcione de forma sistemática e realmente contribua para que o processo seja fluido, as tarefas do processo de vendas até a entrega devem estar integradas e trocando informações entre si.
Controles como estoque e financeiro devem ter comunicação para que, em diversos momentos, decisões como reter totalmente o pedido ou realizar cortes de produtos possam ser realizados.
Rotinas que devem ser integradas
- Controle de Estoque
- Faturamento e Emissão de Boletos Bancários
- Emissão de Documentos Fiscais (NF-e/MDF-e)
- Corte de Produtos em pedidos
- Montagem de Rotas
A integração dessas rotinas permite que o gestor de logística da empresa consiga fazer todo processo de maneira uniforme, sem quebra do processo e sem dependências. Também permite que as tomadas de decisões possam ser realizadas em momentos específicos agilizando todo o fluxo das entregas.
Faturamento em Lote
Realizar o faturamento em lote dos pedidos agiliza o processo como um todo. No entanto, é necessário controlar na separação das mercadorias e existe a necessidade de corte de produtos em pedidos.
O corte de produtos é o ajuste da quantidade de produtos do pedido, claro que considerando a negociação prévia com o cliente, à quantidade disponível em estoque, atendendo parcialmente o cliente para realizar a entrega.
Emissão de documentos fiscais, como NF-e e MDF-e dentro da rotina de entregas também facilita o processo como um todo, podendo separar os documentos de uma determinada carga montada e realizar a emissão das notas fiscais dos pedidos selecionados na carga.
Distribuição por regiões
A distribuição de rotas por setores ou regiões, fazendo com que os pedidos a serem entregues sejam agrupados e fiquem com destinos próximos uns dos outros, também agiliza e otimiza as entregas. Ainda que tenha um só entregador, agrupar os pedidos faz com que as rotas fiquem mais rápidas e certamente isso vai gerar economia para a empresa.
Uma estratégia bastante usada é atribuir dias específicos de entrega por setores ou regiões. Desta forma pode-se agrupar pedidos gerados em um determinado intervalo de tempo, fazendo com que a rota seja mais eficiente, entregando mais pedidos de uma vez.
Como melhorar
Seguindo algumas práticas citadas neste artigo você conseguirá melhorar bastante o processo de entregas. No entanto, o uso de uma boa ferramenta de gestão ERP, que vai ser capaz de integrar as tarefas desse processo, é quase indispensável como já informado. O SGC Litos atende e realiza essa integração de forma nativa, além disso, é um software ERP com diversas outras funcionalidades de gestão empresarial.
