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Critérios para acertar na escolha de um ERP

Existem 2 oportunidades que empresários podem se deparar com a necessidade de escolha de um software de gestão para suas empresas. Mas nem sempre eles têm conhecimento, ou informações suficientes, para realizar essa escolha.

O primeiro momento é, geralmente, na abertura da empresa, onde nem todos os processos já estão definidos, com isso não é possível saber precisamente quais funcionalidades serão necessárias no software de gestão para atender a empresa.

Outro momento é quando a empresa já evoluiu e está em crescimento e com os processos já definidos ou em estado avançado de implantação. Neste caso a necessidade da empresa muda e, quando não foi tão assertiva a primeira escolha ou quando não se tinha a expectativa de novos processos, faz-se necessário a escolha de um ERP que irá atender e acompanhar de forma sustentável o crescimento da sua empresa. 

Criamos um roteiro com alguns pontos que devem ser observados na escolha do ERP para sua empresa. 

Elencamos aqui alguns critérios que vão te ajudar na escolha, vamos lá…

Necessidade da empresa

Com certeza quando você vai adquirir um produto ou contratar um serviço, a primeira pergunta que faz – ou deveria fazer – é: Por que preciso comprar isso?

Pois bem, partindo do princípio que você faz isso para todo resto, na escolha do software que irá te ajudar na gestão da sua empresa não pode ser diferente.

No entanto, nesta escolha o mais recomendado é que você, além da pergunta chave acima, elenque as principais dores que o software deve resolver.

Algumas delas podem ser:

  • Manter o cadastro dos seus clientes atualizado
  • Controlar o estoque dos seus produtos
  • Facilitar a criação de orçamentos e pedidos de venda
  • Emitir documentos fiscais de forma simples e descomplicada
  • Organizar o financeiro como contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa

Existem diversas necessidades em uma empresa, a maioria delas é bastante óbvia, porém algumas devem ser analisadas caso a caso, empresa a empresa. E para o sucesso na escolha da ferramenta ideal – software de gestão ou software de automação comercial – você deve ter bastante claro quais são e como quer resolver cada uma delas.

Na prática, existem diversos softwares ERP no mercado, no entanto as empresas estão, cada dia mais, se especializando em determinados segmentos. Por isso é necessário saber quais as necessidades da sua empresa para fazer a escolha.

Modalidade de alojamento

Embora possa parecer tudo a mesma coisa, a tecnologia vem trazendo possibilidades infinitas para a criação de softwares de gestão empresarial. A modalidade de alojamento dos dados e disponibilidade dos sistemas podem ser bem diferentes de empresa para empresa.

O modelo mais comum até um tempo atrás era que o cliente contratava o software, adquiriam um servidor para implantar o sistema e os terminais da empresa se conectavam nesse servidor. Isso já está bem diferente na maioria dos casos!

Com o avanço da tecnologia e popularização da internet – Diga-se de passagem, uma empresa não consegue fazer praticamente nada sem internet, nem mesmo emitir nota fiscal! – hoje não é mais necessário grandes investimentos em equipamentos caros como servidores dentro da empresa. Isso, além da redução de custo com a compra dos equipamentos, diminui o custo de manutenção e também a necessidade de técnico interno ou contratos de manutenção.

Hoje a modalidade mais adotada na contratação do software de gestão ERP é a cloud alojada, onde o sistema passa a ser responsabilidade da empresa de desenvolvimento que disponibiliza para uso na modalidade SAAS, ou seja software as a service (software como um serviço).

Na modalidade SAAS sua empresa contrata o software como um serviço completo, ou seja, toda parte de infraestrutura, manutenção do software, servidores e alojamentos ficam por conta da empresa contratada. Sua preocupação é com seu negócio!

Atendimento e suporte

O atendimento é, sem dúvida, a parte mais importante a ser considerada. Como dito antes, como a contratação passou a ser um serviço, deve-se ter bem claro que o software em si é uma parte da contratação a outra e mais importante é o serviço de atendimento e suporte que será prestado a você e aos colaboradores da sua empresa.

E o atendimento vai bem além de um simples suporte! O time que vai atender sua empresa deve estar preparado para isso. Conhecer os processos da sua empresa ou de empresas como a sua – do mesmo segmento – para, além de resolver as demandas, poder agregar conhecimento com situações vividas em outros atendimentos.

A disponibilidade de canais de atendimento diversos também é importante e deve ser considerado, pois em alguns momentos é necessária uma conversa por telefone, por exemplo, em outras é possível resolver via e-mail, WhatsApp, sistema de chamados etc.

Tecnologia e Atualizações

O avanço da tecnologia em todas as áreas vem proporcionando avanços também na administração empresarial. A aplicação de novas metodologias de gestão, acompanhadas de ferramentas tecnológicas, beneficiam as empresas aumentando a produtividade e assertividade nas decisões dos gestores.

Acompanhamento de dados em tempo real, capacidade de gerir o negócio em qualquer lugar e executar tarefas em dispositivos móveis, como força de venda em smartphones, ajudam muito a reduzir custos e expandir as operações das empresas.

Considerando o descrito acima, podemos afirmar que para que a escolha do ERP ideal para sua empresa, você tem que levar em conta se a empresa que está contratando está em dia com as novas tecnologias e tendências e se ela se preocupa com liberar essas atualizações de novas funcionalidades em tempo hábil para se tornar um diferencial competitivo da sua empresa em relação aos seus concorrentes.

Movimentos de mercado como ir para a nuvem – cloud – fazendo com que seu negócio esteja disponível em qualquer lugar, integração com ferramentas digitais como contas digitais, marketplaces etc, são quase que indispensáveis para que sua empresa esteja em dia com as novas tecnologias.

Custo ou Valor vs Benefício

A relação custo vs benefício é a mais pensada no momento da compra de um produto ou contratação de um serviço. Muitas vezes o empresário considera somente o custo e se esquece de colocar nessa conta o valor do que está contratando.

É muito comum empresários chegarem até nós com histórias de prejuízos que aferiu, falta de informações devidas que levou a empresa a não tomar a decisão correta na hora correta e até mesmo necessidade iminente de saber como anda a empresa por estar trabalhando no escuro e não estar vendo resultado. Tudo isso por estar “controlando” a empresa com um software inadequado, porém com um custo baixo.

Existem sistemas de gestão para empresas das mais variadas formas, dos mais variados modelos e dos mais diversos preços. No entanto, deve-se considerar no momento da escolha se o software escolhido vai ter uma relação adequada entre o custo que você espera, com o valor que ele tem – considerar funcionalidades, rotinas, atendimento etc – e os benefícios que vai proporcionar à sua empresa.

A célebre frase “O barato saiu caro!” pode se tornar um tormento na cabeça de um empresário e quando se trata de gestão de empresas, uma escolha errada pode se tornar prejuízos irreparáveis.

No entanto, é possível equilibrar as 3 variáveis – custo, valor e benefício – basta ter bem claro quais são os objetivos da empresa e quais as dores quer resolver, como já dito no primeiro tópico.

A escolha de um software de gestão para sua empresa não pode também se tornar uma dor de cabeça ou ser considerada como um desafio inalcançável. Durante esse processo, para aumentar a chance de ser assertivo, você deve, em primeiro lugar, expor aos consultores das empresas selecionadas, de forma sincera, a realidade da sua empresa e os processos que pretende dar prioridade. Isso vai se tornar 70% do caminho!

Dica de Ouro

Depois da escolha e contratação, acredite que a sua escolha foi a ideal e deixe o processo fluir!

Se houver mais envolvidos como uma equipe, deixe claro que você fez a escolha mais adequada para sua empresa e que vai funcionar como desejado. Isso vai fazer com que seu time engaje no projeto, tornar o processo mais célere, reduzir os impactos da mudança – Sempre existe impacto na mudança de software ERP! – e sua empresa vai converter o custo em valor agregado e benefícios.

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