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Equipe resistente implantação ERP

Equipe resistente na implantação de software ERP

Que para se ter mais controle da sua empresa e se assegurar que está realmente fazendo a melhor gestão do seu negócio é necessário implantar um software ERP você já sabe. Certo?!

Isso porque está claro que sem um software capaz de automatizar processos e acumular dados importantes para tomada de decisões dificilmente um gestor conseguirá informações para realizar ações em tempo hábil para aumentar lucros ou até evitar perdas e prejuízos.

Pois bem! Mas e quando a equipe é resistente à implantação de um software de gestão ERP ou, em alguns casos, resistente à troca para um software ERP melhor?

Vamos falar aqui de alguns casos onde fica evidente a importância de identificar essa resistência, mas também como é possível prever e até mesmo agir antes da resistência contaminar toda equipe.

Cenário

Imagine que sua equipe, sejam vendedores, administrativos e financeiros, estoquistas e até motoristas, estão acostumados com uma rotina que envolve um software de gestão implantado há muito tempo. Este software pode até não estar atualizado ou até mesmo não atende todas as necessidades da sua empresa, mas está lá e foi criado um “vínculo” de costume das operações.

Agora imagine também que você está decidido, para ter mais controle na sua empresa, a trocar esse software implantado por um software ERP que vai te dar mais controle das operações, automatizar processos e até integrar com aplicativos de venda direta para os próprios vendedores.

Uma mudança dessa, que vai beneficiar bastante a sua empresa, partindo da automatização até melhorar a produtividade da equipe, em um primeiro momento pode se tornar uma “guerra” dentro da empresa simplesmente por se tratar de mudança.

Sem contar no fato que, muitas vezes, o time pode cogitar as seguintes situações:

  • “Está investindo em software ao invés de aumentar nosso salário!”
  • “Vai mudar tudo e vamos perder vendas!”
  • “Sempre funcionou (mesmo eles estando acostumados com falhas frequentes), não sei para que mudar!”
  • E por aí vai!

Em geral, quando se fala em mudar software nas empresas, os colaboradores vinculam isso com quebra de rotinas, necessidade de aprender algo que não gostariam naquele momento ou até mesmo à automação de processos para substituí-los por máquinas.

Mudança de software ERP sempre vai gerar resistência, principalmente por se tratar de inovação, que por mais que as pessoas sempre estão em busca de coisas novas, em geral têm resistência às mudanças.

Ah, isso pode acontecer na implantação de qualquer tipo de novo processo, não só na implantação de um software de gestão! Portanto, as dicas que vem a seguir são muito valiosas para qualquer tipo de cenário, claro que você vai precisar dar uma adaptada.

Como preparar o ambiente

Para que uma empresa funcione e, principalmente, para que cresça, é necessário ter pessoas capacitadas e tenho certeza que você se preocupa em escolher os melhores profissionais para ocupar os diversos cargos necessários para executar todas as funções da operação da sua empresa.

Existem diversos tipos de pessoas, umas mais resistentes e outras nem tanto, mas todas que você tem na sua equipe tem que estar alinhadas com as necessidades da empresa e, principalmente, com a direção que você enquanto gestor quer dar para sua empresa.

Sabendo disso é importante que de forma prévia você converse com sua equipe e deixe claro o motivo da sua decisão de mudar de software ERP, isso não se trata de “dar explicações”, mas sim de fazer com que sua equipe também compre a ideia e engaje no processo.

Algumas dicas são:

  • Deixe claro que o software atual já não suporta a operação da empresa;
  • Fale sobre os gargalos que você vem observando, inclusive de forma pontual em cada departamento;
  • Fale sobre as novas tecnologias que o novo sistema vai trazer;
  • Explique sobre os recursos que o software ERP escolhido tem, os motivos que levaram você a escolher essa nova ferramenta e como eles vão agilizar os processos na empresa;
  • Esclareça sobre como será a implantação do novo software e sobre o suporte que eles terão para se adaptar às mudanças.

Deixando claro para seu time que a mudança será para beneficiar todo processo, já terá rompido a barreira inicial que mais causa resistência.

Outro ponto, muito mais importante, é que seu time saberá a partir dessa conversa que é uma decisão sua, e como sabem que você é o diretor da empresa, por mais que ainda tenham resistência, se esforçaram para que a mudança de software seja um sucesso.

Durante o processo de implantação

Sabemos que mudança de rotina é algo que dificilmente passa despercebido e que algumas situações difíceis podem ocorrer. Sabemos também que qualquer falha nesse momento pode causar traumas que fazem com que a resistência possa até aumentar.

Por isso, uma das dicas mais importantes neste momento de implantação de software de gestão ERP é que o líder do time esteja por perto para conduzir possíveis tomadas de decisão que podem ser necessárias.

Decisões como ajustes em processos que podem ser melhorados ou até mesmo criados, ajustes em rotinas e validações, permissões de acesso à informações para determinados usuários, entre outras decisões que deverão ser tomadas ali no momento.

Outro ponto importante é que durante o processo devem ser pedidos feedbacks constantes dos colaboradores. Questionamentos sobre como pode ser melhorado o processo agora que uma nova ferramenta está sendo implantada ou se está se adaptando à nova rotina é muito importante para medir o processo de implantação e saber se o time está realmente envolvido.

Dica de ouro

Coloque a sua equipe em contato com o time de atendimento e suporte da empresa de software contratada para que eles se sintam seguros em momentos de dúvida.

Na adaptação após a implantação

Acompanhar o processo de adaptação após a implantação é a parte que você terá como ajustar os processos e ver se tudo aquilo que o novo software ERP oferece como melhoria está sendo utilizado corretamente.

Não adianta contratar um software ERP que tem muitos recursos novos, rotinas de automação de processos e é capaz de entregar dados para tomada de decisão se esses dados não são alimentados pelo seu time. Por isso, é de extrema importância que você avalie se tudo que foi proposto está sendo feito da forma correta.

Depois de tudo pronto

Aproveite a oportunidade para conversar com sua equipe sobre os benefícios da mudança novamente, desta vez com o software já implantado, podendo junto com cada departamento avaliar as mudanças e ter certeza, junto com eles, de que tomou a decisão correta.

De tempos em tempos, peça feedbacks sobre como tudo está caminhando, inclusive para manter o controle e evitar surpresas.

Solicite o contato dos nossos especialistas, agende uma demonstração e conheça nossas soluções e ferramentas de gestão para empresas.

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