Com a digitalização da maioria dos processos de emissão, validação e autorização de documentos fiscais, a gestão desses documentos tornaram-se mais simplificados com uso de softwares especializados.
Ainda assim, muitos empresários não veem, de forma transparente, o processo que a emissão de documentos fiscais em suas empresas, muitas vezes por questões ligadas aos seus ERPs.
Nota Fiscal Eletrônica
Na grande maioria das empresas o problema está em como emitir as notas fiscais de forma simples. Essa rotina de emissão de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) ou emissão de NFC-e (Cupom Fiscal Eletrônico), deve ser realizada de forma transparente e simplificada para que os processos de venda e logística não sejam prejudicados.
Configuração de tributações e cálculos fiscais devem ser realizados de forma prévia à emissão da nota fiscal, para que não seja necessária intervenção de usuários durante a tarefa de emissão.
Além disso, a configuração deve estar preparada para as diversas situações que uma nota fiscal é emitida, como vendas para diversos Estados e destinatários, devoluções de venda, remessas em bonificação, entre outras situações.
Cupom Fiscal Eletrônico
O Cupom Fiscal Eletrônico ou NFC-e, também deve estar configurado para ser emitido e as situações em que são permitidas ou não as suas emissões devem estar claras. A emissão desse tipo de documento fiscal para consumidor, deve ser rápido pois quase sempre o cliente está aguardando na loja que esse processo seja concluído.
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
A NFS-e também é o documento fiscal que deve ser emitido quando a empresa realiza prestação de serviços.
Existem algumas opções para emitir nota fiscal de serviço, como diretamente nos sites das prefeituras ou por sistemas de gestão que permitem a emissão desses documentos.
É bastante comum na prestação de serviço que também ocorra a venda de produtos, como peças ou itens necessários na execução do serviço prestado. Desta forma, é necessário que haja a separação do que foi serviço prestado dos produtos vendidos, devendo saber como emitir a nota fiscal de serviço somente dos serviços e emitir a nota fiscal dos produtos separadamente.
Sped
O Sped, como é conhecido o Sistema Público de Escrituração Digital, é composto por várias obrigações de envio de arquivos digitais para autenticação e validação de livros fiscais. Entre eles os mais ligados aos documentos fiscais estão os Sped Fiscal e Sped Contribuições.
Para controle de todos documentos emitidos ou recebidos, em empresas do regime normal de tributação (Lucro Real ou Lucro Presumido), devem envidar mensalmente os arquivos Sped Fiscal e Contribuições, que vai informar os documentos emitidos e recebidos pela empresa.
Software de Emissão de Documentos Fiscais
Como já afirmado, com a digitalização da emissão de documentos fiscais como esses que vimos, o uso de ferramentas como softwares de emissão de nota fiscal eletrônica, emissão de cupom fiscal e Sped, é imprescindível.
No entanto, deve levar em conta na hora de escolher a melhor ferramenta alguns pontos muito importantes:
- Facilidade de configuração para emissão e de certificados digitais;
- Integração com outros processos da empresa como vendas, compras e controle de estoque;
- Agilidade no processo de emissão de NF-e e NFC-e;
- Envio de XML para o cliente de forma automática;
- Controle dos documentos fiscais emitidos;
- Capacidade de gerar Sped Fiscal e Sped Contribuições;
- Exportação de arquivos XML para contabilidade;
Essas funcionalidades irão garantir mais agilidade no dia a dia da empresa e torar mais seguras as operações. Além disso, ter o controle dos documentos fiscais emitidos é uma obrigação dos contribuintes.
Conheça nossas soluções de gestão empresarial e emissão de documentos fiscais. Fale com um de nossos especialistas e agende uma demonstração.
