Com a digitalização da maioria dos processos de emissão, validação e autorização de documentos fiscais, a gestão desses documentos tornaram-se mais simplificados com uso de softwares especializados.

Ainda assim, muitos empresários não veem, de forma transparente, o processo que a emissão de documentos fiscais em suas empresas, muitas vezes por questões ligadas aos seus ERPs.

Nota Fiscal Eletrônica

Na grande maioria das empresas o problema está em como emitir as notas fiscais de forma simples. Essa rotina de emissão de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) ou emissão de NFC-e (Cupom Fiscal Eletrônico), deve ser realizada de forma transparente e simplificada para que os processos de venda e logística não sejam prejudicados.

Configuração de tributações e cálculos fiscais devem ser realizados de forma prévia à emissão da nota fiscal, para que não seja necessária intervenção de usuários durante a tarefa de emissão.

Além disso, a configuração deve estar preparada para as diversas situações que uma nota fiscal é emitida, como vendas para diversos Estados e destinatários, devoluções de venda, remessas em bonificação, entre outras situações.

Cupom Fiscal Eletrônico

O Cupom Fiscal Eletrônico ou NFC-e, também deve estar configurado para ser emitido e as situações em que são permitidas ou não as suas emissões devem estar claras. A emissão desse tipo de documento fiscal para consumidor, deve ser rápido pois quase sempre o cliente está aguardando na loja que esse processo seja concluído.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica

A NFS-e também é o documento fiscal que deve ser emitido quando a empresa realiza prestação de serviços.

Existem algumas opções para emitir nota fiscal de serviço, como diretamente nos sites das prefeituras ou por sistemas de gestão que permitem a emissão desses documentos.

É bastante comum na prestação de serviço que também ocorra a venda de produtos, como peças ou itens necessários na execução do serviço prestado. Desta forma, é necessário que haja a separação do que foi serviço prestado dos produtos vendidos, devendo saber como emitir a nota fiscal de serviço somente dos serviços e emitir a nota fiscal dos produtos separadamente.

Sped

O Sped, como é conhecido o Sistema Público de Escrituração Digital, é composto por várias obrigações de envio de arquivos digitais para autenticação e validação de livros fiscais. Entre eles os mais ligados aos documentos fiscais estão os Sped Fiscal e Sped Contribuições.

Para controle de todos documentos emitidos ou recebidos, em empresas do regime normal de tributação (Lucro Real ou Lucro Presumido), devem envidar mensalmente os arquivos Sped Fiscal e Contribuições, que vai informar os documentos emitidos e recebidos pela empresa.

Software de Emissão de Documentos Fiscais

Como já afirmado, com a digitalização da emissão de documentos fiscais como esses que vimos, o uso de ferramentas como softwares de emissão de nota fiscal eletrônica, emissão de cupom fiscal e Sped, é imprescindível.

No entanto, deve levar em conta na hora de escolher a melhor ferramenta alguns pontos muito importantes:

• Facilidade de configuração para emissão e de certificados digitais;
• Integração com outros processos da empresa como vendas, compras e controle de estoque;
• Agilidade no processo de emissão de NF-e e NFC-e;
• Envio de XML para o cliente de forma automática;
• Controle dos documentos fiscais emitidos;
• Capacidade de gerar Sped Fiscal e Sped Contribuições;
• Exportação de arquivos XML para contabilidade;

Essas funcionalidades irão garantir mais agilidade no dia a dia da empresa e torar mais seguras as operações. Além disso, ter o controle dos documentos fiscais emitidos é uma obrigação dos contribuintes.

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