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Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): como emitir?

Emitir nota fiscal eletrônica (NF-e) pode ser bem mais simples do que parece! E para realizar esse processo de maneira prática e eficiente, antes é preciso alinhar algumas informações como: o que é, para que serve, quem deve emitir, o que é preciso, e afinal de contas, como podemos te ajudar com isso também. Vem comigo para entender!

O que é Nota Fiscal Eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) tem como finalidade melhorar os processos de fiscalização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). É um documento obrigatório para diversas atividades, que garante o recolhimento dos tributos e validação jurídica dos dados que contém e formaliza a venda de produtos e serviços, seja no ambiente físico ou no digital. Além disso, é o documento mais utilizado pelos brasileiros e também o mais importante nas transações entre os clientes e os consumidores dos produtos.

Para que serve a Nota Fiscal Eletrônica?

É importante que você reconheça a importância do controle de documentos fiscais. Portanto, você precisa saber quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas mais utilizadas. Veja só:

Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e): como já falamos um pouco dela, é utilizada quando ocorre a venda de um produto físico através de uma loja (física ou virtual);

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): deve ser emitida quando a empresa realiza prestação de serviços. Comumente, ocorre a venda de produtos junto com a prestação de serviços, e nesses casos é necessário emitir separadamente a nota fiscal do serviço e dos produtos;

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): serve para substituir os cupons fiscais (sabe quando você vai ao supermercado e sai um papelzinho da maquininha do caixa? É isso!), muito comum no varejo. A emissão da NFC-e deve ser rápida pois quase sempre o cliente está aguardando na loja que esse processo seja concluído;

Além disso, para segmentos que atuam com transporte de cargas, é necessária a emissão de um outro documento fiscal chamado: Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).

A emissão de MDF-e é obrigatória e requisitada pela SEFAZ, para descomplicar processos de vistoria e fiscalização de mercadorias em território nacional. Em síntese, o MDF-e é um documento em que vai unir todas as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e deve ser encerrado após realizadas as entregas. 

Quem deve emitir nota fiscal eletrônica?

  • Empresas optantes pelo SIMPLES nacional ou que utilizam o regime de lucro presumido, que realizam atividade de transformação (por exemplo: fábricas e indústrias) OU que efetuam operações de venda para pessoas físicas e jurídicas (quase em sua integralidade);
  • Contribuintes enquadrados nos códigos da Classificação Nacional de Atividades Econômicas — CNAE ou nos Códigos de Atividade Econômica — CAEs. Que correspondam às atividades descritas pelos códigos da CNAE;
  • Estabelecimentos de contribuintes que não estejam enquadrados em nenhum dos códigos da CNAE, ou nos Códigos de Atividade Econômica — CAEs. Que correspondam às atividades descritas pelos códigos da CNAE.

Caso você não tenha certeza que se enquadra em uma dessas opções acima, e se é ou não obrigado a emitir NF-e, procure a Secretaria da Fazenda. Além disso, não deixe de consultar a Prefeitura da cidade em que sua empresa desenvolve suas atividades, ou mesmo seu portal na internet. E fique atento às eventuais alterações que possam surgir.

O que preciso para emitir nota fiscal eletrônica? 

Cada documento fiscal possui uma finalidade. Por isso, não são emitidos da mesma forma.

A Nota Fiscal de Produto (NF-e) e a de Consumidor (NFC-e) devem ser emitidas pelo software da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estado, que é instalado no seu computador gratuitamente. Por outro lado, a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) deve ser criada no site da prefeitura correspondente.

Porém, antes do ato de emitir as notas fiscais eletrônicas, precisamos garantir algumas etapas:

  1. Certificado digital: é necessário ter uma assinatura digital validada por uma autoridade certificadora;
  2. Emissor de nota fiscal: é preciso um software que te auxilie na emissão das notas fiscais eletrônicas;
  3. Internet: como é preciso estar integrado com o portal da SEFAZ, é necessário que você esteja conectado. Para uma emissão ágil e eficiente, um software ERP pode facilitar bastante esse processo;

Como o software ERP ajuda na emissão de NF-e na prática?

  1. Agilidade: com suas informações armazenadas, o processo da emissão da nota fica mais fácil. Enquanto isso, sistema realiza a integração da sua lista de clientes, fornecedores, produtos, preços, contratos, tudo para simplificar sua vida!
  2. Cálculo de impostos: você pode cadastrar previamente no sistema todas as questões burocráticas (como ICMS, DIFAL, PIS, IPI, etc) e todas as suas informações fiscais serão calculadas de maneira automatizada, ou seja, com poucos cliques e de maneira segura e à prova de erros, sem deixar passar nada;
  3. Gestão integrada: além da emissão das notas fiscais de maneira simplificada, com as soluções Global Sistemas você consegue integrar aplicativo de força de vendas ou de venda direta, ter controle de caixa e de estoque, e um relacionamento mais próximo do cliente, já que seus dados estarão operando de maneira organizada.

Extra: 

Com as soluções Global Sistemas, ao emitir uma nota fiscal eletrônica, automaticamente emitimos um arquivo XML para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Além disso, possibilita que você envie a DANFE por e-mail para o cliente sem complicações.

Agora, você já conhece sobre o que um ERP com um módulo fiscal pode fazer pela sua empresa, comece hoje mesmo a otimizar seus processos e não perca mais tempo.

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