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Fluxo de trabalho

Você que é empresário, gestor e/ou tomador de decisões, em algum momento já parou para pensar em maneiras para otimizar o fluxo de trabalho da sua empresa. E, com certeza, você já se deparou com a opção de implantar um Software ERP para conseguir conciliar todas as informações de um departamento e unir dados.

Quando você tem todos os dados do seu negócio reunidos de forma simples, intuitiva e com cruzamento de informações você consegue tirar proveito de um fluxo de trabalho bem estruturado e mais eficiente. É importante ter consciência ao definir rotinas, recursos e ferramentas.

Vamos estruturar da seguinte forma:

  • Definição de fluxo de trabalho;
  • Como elaborar um bom fluxo de trabalho;
  • Jornada;
  • Amarrando processos dentro do fluxo;
  • Recursos importantes;
  • Ferramentas;
  • Fluxo de trabalho associado a um software ERP; 
  • Mudanças necessárias;

Definição de fluxo de trabalho

Fluxo de trabalho, também conhecido como work flow em inglês, é um termo usado para apresentar uma sequência de passos que devem ser cumpridos para a automação dos processos de uma empresa.

A função de um fluxo de trabalho é economizar tempo e acompanhar um processo do início ao fim, além de solucionar problemas, como a falta de clareza na definição de atividades, responsabilidade e etapas para execução.

É um sistema organizado de atividades padrão,  cujo objetivo é transformar processos em materiais, serviços ou informações. Ou seja, o fluxo de trabalho conterá todos os caminhos, que serão responsáveis por integrar as áreas da empresa, ou os próprios colaboradores de uma equipe, para alcançar um objetivo comum, que é o produto final ou o serviço oferecido. 

A definição pode parecer um pouco técnica mas, na prática, ter tudo estruturado e definido é fundamental para conquistar ganhos de alta performance e desenvolvimento. Afinal, automatizar tarefas e criar KPIs (Key Performance Indicator – Indicadores-Chave de Performance) deixou de ser um diferencial e passou a ser uma medida essencial para crescer.

Como elaborar um bom fluxo de trabalho

Com um panorama claro, você pode começar a otimizar processos e tomar decisões sobre padronização e automatização de tarefas dentro do fluxo de trabalho.

Quanto maior a consistência, mais fácil é garantir a longevidade dos processos de negócios e os resultados. Um fluxo de trabalho padronizado também ajuda a reduzir riscos e aumentar a produtividade.

Uma forma de desenhar este fluxo, é identificando qual o ponto de início e qual o fim da jornada de sua atividade, por exemplo em um comércio o início é a aquisição de mercadorias para revenda diretamente ao consumidor final, em uma distribuidora esse processo pode passar por exemplo por  uma transportadora ou empresa de logística. Para prestadores de serviço é a conclusão e aceite do serviço prestado ou manutenção e recorrência do mesmo.

Para todos os casos um fluxo de trabalho bem resolvido e estruturado pode ser a diferença entre a longevidade ou o fim da sua empresa.

Em geral, quando se fala em implantar um software nas empresas, muitos vinculam isso com quebra de rotinas, quando na verdade é o que possibilitará uma visão mais clara das atividades diárias, e vai conectar departamentos de forma automatizada, poupando tempo e tornando o trabalho mais “à prova de erros”.  

Jornada 

Mesmo não tendo um fluxo de trabalho bem definido, de qualquer forma, existe uma sequência lógica para o andamento da empresa. Começando pela compra de matéria prima e/ou do produto, entrada de nota, financeiro dessa compra, cadastro de fornecedores e de produtos, juntamente com a precificação, análise de lucratividade e custo gerencial. Logo na sequência temos a organização dos produtos no estoque e a validação das quantidades adquiridas e estocadas.

Após essas validações geralmente acontecem as vendas, que envolvem cadastro de clientes e vendedores, controle de estoque, formas de pagamento e contas a receber dessa venda. O próximo passo é a emissão de documentos fiscais, que pode ser um processo bem mais tranquilo do que é para maioria das pessoas, se esse fluxo de trabalho for bem amarrado e seguido.

E por fim, e não menos importante, vem a gestão de todos esses processos, que deve ser analisada, validada, atualizada e alinhada com a equipe e com os objetivos da empresa. 

Amarrando processos

Tudo deve ser analisado e colocado em prática conforme a realidade da sua empresa, até mesmo quando se trata de automatizar processos, por isso é importante escolher soluções que não sejam engessadas e sim personalizáveis. 

Você pode começar a organizar seu fluxo garantindo que tudo esteja se movendo adequadamente e a produtividade seja alta, nesse caso, você precisará avaliar os pontos fortes e fracos da sua força de trabalho. 

Descobrir os pontos fortes junto com os membros de cada equipe com a qual você deseja organizar o fluxo e, criar as tarefas e responsabilidades certas para cada funcionário, pode alavancar a sua empresa e trazer melhores resultados,  extraia o melhor de cada recurso disponível na sua empresa. Deixe claro para cada equipe e colaborador qual o papel de cada um dentro do processo e pelo que eles são responsáveis, além de qual o impacto de suas atividades nas demais equipes e colaboradores, bem como na entrega final ao cliente, seja de produto ou serviço.

Recursos importantes

Tempo: qual é o prazo para execução das tarefas? Quais outras tarefas estão girando simultaneamente? Há uma janela de tempo específica para a entrega?

Recursos humanos: quantos profissionais estão disponíveis? Quais habilidades dos integrantes da equipe? Eles já estão ocupados com outras campanhas?

Material: quais equipamentos estão disponíveis? É necessário algum material físico? Vai ser preciso a compra de novos materiais durante o período do projeto?

Capital: quanto dinheiro pode ser investido? Há uma reserva de emergência? Qual é o lucro líquido que você espera? 

Antes de planejar absolutamente qualquer coisa na sua empresa é fundamental que você verifique quais são os recursos disponíveis para uso e a quantidade necessária de cada um. 

Ferramentas

As ferramentas vão depender de quais recursos estarão disponíveis e da aptidão da sua equipe para manusear o que estiver em ação. 

O ideal é que você tenha tecnologias para te auxiliar na criação e manutenção do seu fluxo de trabalho. Um bom exemplo são os softwares ERP para gestão empresarial. Eles servem para estruturar o fluxo de trabalho da empresa mais rapidamente, otimizando processos dentro de cada departamento e integrando setores, unindo ideias e assumindo certas tarefas monótonas que seriam muito demoradas nas mãos de um ser humano.

Para além disso, são excelentes aliados em apresentações de resultados, análises financeiras, giro de produtos, controles fiscais, e no monitoramento do fluxo desenhado para sua empresa, pois sem uma entrada de notas bem feita e validada, o vendedor pode ter dificuldade em realizar uma venda, por exemplo, ou sem o lançamento correto das vendas a equipe do financeiro pode ter dificuldades em realizar as validações necessárias.

Fluxo de trabalho associado a um Software ERP

Um bom sistema ERP torna possível uma estruturação organizacional que trará inúmeros benefícios para sua empresa. Por se tratar de um aparato que irá mastigar as informações para quem o opera, o ERP tem obrigação de ser desenvolvido para o melhor entendimento dessas pessoas.

O ERP é um sistema modular, logo, ele irá conectar todos os módulos que antes atuavam separadamente na empresa, deixando todos os processos amarrados dentro do fluxo de trabalho.

No setor de compras tinha um sistema isolado dos outros setores? No setor de contabilidade também? E no seu atendimento/recepção? E nas vendas?

Será fazendo a junção de cada módulo como esses que o ERP irá atuar promovendo a integração total da empresa através de um fluxo de trabalho alinhado, ágil e mais seguro.

Mudanças necessárias

Considere todas as mudanças estruturais e organizacionais que serão necessárias para adotar um bom fluxo de trabalho, afinal, não é tão simples alterar a forma de pensar as rotinas diárias quando ainda não existe um fluxo bem pré-estabelecido.

Como toda mudança requer ponderação, verifique se é preciso dar treinamento aos funcionários, se será preciso implantar ou trocar sistemas, reavaliar fluxogramas de processos e modificar antigos hábitos. 

A tecnologia é uma ferramenta que a cada dia que passa se torna mais importante no cenário da gestão, e tudo tem se voltado à adaptação e incorporação da mesma nos fluxos de trabalho. Não somente softwares podem ser utilizados para estruturar rotinas, tarefas e gerenciar organizações, como também todos os outros recursos que a tecnologia proporciona.

Além de implantar um ERP, as empresas estão em constante preocupação com a competitividade e devem preparar-se para a evolução que as novas tecnologias irão proporcionar aos fluxos de trabalho e modelos de gestão.

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